+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Делопроизводитель и кадровый работник это две разные должности

Кадровое делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами. Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат. Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами. Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем предприятием и непосредственно самим работником персоналом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Автор подробно разбирает проблемы правильной организации службы персонала, распределения функций, раскрывает, что стоит за разными наименованиями должностей кадровых работников. Реструктуризация нашей компании и открытие новых направлений после кризиса вызвали необходимость расширения службы персонала.

Разные названия или разные функции?

Кто такой инспектор отдела кадров и чем он отличается от менеджера по персоналу, в чем различие профилей этих должностей? Какие задачи входят в сферу ответственности данных специалистов? Как правильно подобрать сотрудника кадровой службы? На такую должность нужно искать, прежде всего, ответственного, скрупулезного, грамотного, исполнительного человека.

Как это сделать на практике? В крупной компании в структуре отдела по управлению персоналом выделяются отдельные функциональные направления: кадровое делопроизводство и учет, оценка, мотивация, обучение и пр.

Соответственно, в управлении человеческими ресурсами выделяются более узкие специализации: инспектор отдела кадров, специалист по оценке персонала, внутренний тренер, специалист по корпоративной культуре и т. Как понять, какой специалист нужен компании?

В должностные обязанности инспектора отдела кадров входит ведение кадрового делопроизводства — в строгом соответствии с нормами действующего КЗоТ. Этот специалист:. Менеджер по персоналу отвечает за эффективность сотрудников на рабочих местах — начиная с испытательного периода до увольнения.

Разграничение сфер ответственности инспектора по кадрам и менеджера по персоналу в средней по размеру компании показано в сводной таблице 1. Основные сферы ответственности инспектора отдела кадров и менеджера по персоналу. Оформление процедуры приема на работу, перевода и увольнения работников.

Составление распорядительных документов о приеме, переводе и увольнении работников, внесение записей в трудовые книжки и личные карточки работников. Сверка и подсчет страхового стажа работников, оформление и контроль предоставления всех видов отпусков. Составление государственной статистической отчетности в установленные сроки. Поиск и подбор персонала.

Закрытие вакансий в установленные сроки; подбор сотрудников, соответствующих заявленным требованиям. Готовность новичков по окончании испытательного срока самостоятельно решать профессиональные задачи, хорошо ориентироваться в бизнес-процессах компании.

Поддержание положительного эмоционального климата в компании. Развитая корпоративная культура, эффективные внутренние коммуникации.

Организация обучения и развития персонала в компании. Эффективная подготовка сотрудников для решения производственных задач. Если численность персонала в компании не превышает человек, то функцию инспектора отдела кадров, как правило, выполняет по совместительству один из сотрудников чаще всего — секретарь или бухгалтер.

Если работников больше, руководитель инициирует открытие вакансии инспектора по кадрам. Нужна ли компании эта должность? Необходимо также принять во внимание возможные проблемы, которые могут возникнуть у новичка в связи с тем, что ранее этой работой никто не занимался. Например, если предполагаются систематические задержки после окончания рабочего дня из-за большого объема работы, нужно выбрать такого сотрудника, для которого это условие приемлемо.

Каков должен быть уровень образования кандидата? Главное на этой должности — не столько формальное образование, сколько опыт работы. Часто именно дополнительное образование курсы, семинары по кадровому делопроизводству свидетельствуют о профессионализме кандидата больше, чем наличие диплома о высшем образовании.

Какими профессиональными компетенциями должен обладать инспектор отдела кадров? Здесь в первую очередь следует отталкиваться от круга типичных для этой должности рабочих задач: понять, какой уровень квалификации позволит специалисту успешно с ними справляться. Для оценки профессионализма кандидата во время первичного интервью с ним можно провести тестирование на знание основных норм трудового законодательства. Следует также проверить уровень грамотности и разборчивость почерка кандидата; самый простой способ — предложить человеку письменно перевести небольшой текст с русского на украинский язык.

Какими личностными качествами и менеджерскими компетенциями должен обладать инспектор отдела кадров? На этой должности человеку необходимы: ответственность, внимательность, развитые навыки планирования и самоорганизации, скрупулезность, устойчивость к монотонии, обучаемость, мотивированность к работе, лояльность к компании, коммуникабельность, инициативность, гибкость, стрессоустойчивость, позитивное мышление табл.

Личностные качества и менеджерские компетенции инспектора отдела кадров. Получив ответы на критически важные вопросы, можно составить заявку на подбор специалиста на данную должность, которая должна содержать полный перечень требований.

При подготовке заявки следует собрать всю необходимую информацию:. При формировании заявки не следует забывать и о возможных изменениях. Возможно ли для него карьерное продвижение? Опыт работы два-три года — специалист; более трех лет — опытный специалист. Знание трудового законодательства, соответствующих нормативных документов, умение работать с кадровой документацией в том числе с использованием специального программного обеспечения. Грамотность устная, письменная речь , разборчивость почерка для работы с трудовыми книжками.

Необходимый для данной должности уровень менеджерских компетенций. Опыт работы более пяти лет опыт на руководящей должности — от двух лет.

Знание трудового законодательства и сопутствующей нормативной базы, умение работать с кадровой документацией, с программным обеспечением на уровне эксперта. Грамотность письменной речи и разборчивость почерка для работы с трудовыми книжками. Бланк заявки на подбор персонала. После того как заявка на подбор оформлена и подписана руководителем, начинается активный поиск. Для закрытия вакансии инспектора по кадрам можно использовать различные каналы: размещение объявлений о вакансии на специализированных job-сайтах, рекомендации коллег и знакомых и пр.

Оценить компетентность кандидатов можно уже во время проведения первичного интервью. При подборе инспектора отдела кадров можно использовать различные виды интервью, в том числе:. Интервью по компетенциям поведенческое или бихевиоральное позволяет проанализировать реальное поведение человека в различных рабочих ситуациях. Помогает определить уровень развития профессиональных знаний и навыков кандидата. Структурированное интервью дает возможность выявить мотиваторы, стрессоустойчивость и другие качества — в зависимости от направленности интервью.

При его проведении рекрутер опирается на выстроенные в определенном порядке вопросы. Интерпретировать ответы помогает специальный бланк с ключами. Биографическое интервью позволяет сделать вывод о мотивации, организаторских способностях, особенностях принятия решений, интеллекте, управленческих качествах, эмоциональной стабильности кандидата. Рекрутер расспрашивает потенциального сотрудника о его профессиональном и жизненном опыте, видении им своей дальнейшей карьеры в данной организации.

В первой части беседы акцент делается на опыте и достижениях; сведения о работе собираются, как правило, в обратном хронологическом порядке начиная с последнего места. При проведении данного вида интервью следует обращать внимание на то, какой стиль решения рабочих задач предпочитает кандидат, как он привык общаться с коллегами и клиентами.

Как правило, кейс-интервью используется при подборе на руководящие должности. Данный вид интервью эффективен при оценке логических способностей, навыков публичного выступления, профессиональных знаний. Комплексное оценочное интервью поможет определить степень развития ключевых компетенций кандидата, выявить его соответствие вакантной должности. Основные инструменты: проективные вопросы, поведенческое интервью, структурированное интервью, биографическое интервью, кейс-интервью, наблюдение за поведением человека во время встречи, его манерой общения, приемами невербальной коммуникации.

Использование проективных вопросов помогает прояснить отношение кандидата к определенной сфере, выявить движущие мотивы, узнать о его отношении к различным аспектам трудовой деятельности, взаимоотношениях с коллегами и руководителями. Для дополнительной оценки личностных качеств можно использовать профессиональные психологические тесты.

Например, чтобы спрогнозировать, как новый сотрудник будет работать в команде, рекомендуется провести тест Р. Белбина желательно использовать профессиональный — полный вариант ; опросник определения направленности личности Б.

Басса позволяет определить тип личностной направленности эгоистическая, коллективистская или трудовая. Приглашая специалиста на работу, обязательно нужно выяснить, готов ли он принять ценности компании — от этого зависит, впишется ли он в корпоративную культуру. Чтобы определить, совпадают ли индивидуальные и корпоративные ценности, можно во время проведения интервью:. Как это отражалось на Вашей деятельности? На отношениях внутри коллектива?

Какие ценности были приняты на Вашем прежнем месте работы? Как эти ценности проявлялись в отношении к сотрудникам? Какие из этих ценностей Вы лично разделяете? Как это отражается на и вне работы? Высокий профессионализм инспектора отдела кадров проявляется в умении сочетать трудносочетаемое: ответственность, скрупулезность, внимательность — с умением общаться, выстраивать доверительные отношения с сотрудниками.

Даже если на должность инспектора отдела кадров удалось подобрать идеального специалиста, успех трудовой деятельности нового сотрудника и продолжительность его работы в компании во многом будет зависеть от его мотивированности и удовлетворенности. Поэтому еще на этапе отбора следует спрогнозировать:.

При оценке следует учитывать, что в разные периоды жизни человека ведущее значение могут иметь различные факторы мотивации. Это нужно помнить при принятии управленческих решений в том числе и при приеме нового сотрудника на работу.

Например, если ведущая мотивация человека — профессиональный рост и развитие, то целесообразно включать его в различные обучающие программы, расширять сферу ответственности, повышать уровень сложности задач, по результатам обучения — зачислять в кадровый резерв. Соответственно, эти планы стоит обсуждать при ведении переговоров с будущим сотрудником. Высказывания кандидата фиксируются на специальном бланке.

Этот инструмент помогает руководителю подразделения:. Мы считаем данную методику интересной и полезной при оценке кандидатов. Собранная информация помогает выбрать того кандидата, чья мотивация максимально подходит для данной должности. До принятия решения об окончательном выборе кандидатуры будущего сотрудника рекомендуется также собрать рекомендации с предыдущих мест его работы.

Мы считаем, что это важный этап работы по найму, который позволяет подтвердить подлинность информации, полученной от самого человека особенно в части оценки результатов и качества работы, причин его ухода. Оптимальное количество рекомендаций — две-три. Если получены положительные отзывы, кандидат приглашается на работу. Поиск и подбор сотрудника кадровой службы Кто такой инспектор отдела кадров и чем он отличается от менеджера по персоналу, в чем различие профилей этих должностей?

Этот специалист: взаимодействует с линейными менеджерами, от которых получает информацию, необходимую для корректного оформления документов новоприбывшего сотрудника; вносит в трудовую книжку соответствующие записи о занимаемой должности, условиях работы и пр. Опыт работы два-три года — специалист; более трех лет — опытный специалист 2.

Когда стоит нанимать кадровика?

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники.

Написать сообщение. Foxa 5 августа в Ландыш 5 августа в МирИн 5 августа в

Успейте подписаться на журнал "Кадровик-практик" со скидкой!

Успейте подписаться на журнал "Кадровик-практик" со скидкой! Там же огромный массив дополнительной инфо рмации, образцов документов и др.

Инспектор по кадрам или специалист по кадрам?

Кто такой инспектор отдела кадров и чем он отличается от менеджера по персоналу, в чем различие профилей этих должностей? Какие задачи входят в сферу ответственности данных специалистов? Как правильно подобрать сотрудника кадровой службы? На такую должность нужно искать, прежде всего, ответственного, скрупулезного, грамотного, исполнительного человека. Как это сделать на практике?

При неблагоприятных условиях работы — будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное — потребность в кадровиках возрастает. Отдел кадров Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:. Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы.

Поиск и подбор сотрудника кадровой службы

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

Далее подбор персонала на вакантные должности, проведение Вобще то кадровый работник - это правая рука руководителя. можно нанять не просто кадровика, а, например, секретаря-делопроизводителя (который попробуем разные варианты - допустим 4-ре дня с 15 до 19 работу или 2 полных.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ilalcemo

    Заранее благодарен за ответ с уважением, Александр

  2. Агриппина

    Я одно не могу понять.как Вы можете людям голову забивать не разобравшись в этом.я вчера семь машин снял с регитры в Каунасе.на одну получил транзитный номер.